文档管理

文档管理指文档、电子表格、图形和影象扫描文档的查阅、存储、分类和检索。每个文本具有一个类似于索引卡的记录，记录了诸如作者、文档描述、建立日期和使用的应用程序类型之类的信息。这些文档一般归档在较便宜的磁带上，特殊情况时则归档在可读写的光盘上。

文档管理简介

文档管理 Document Management ，文档是企业重要的智力资产。

在企业中，文档一般都以电子文档的形式存在，比如微软.doc格式，xls格式，ppt格式，pdf格式，纯文本.txt格式等；

从内容上，可能是商务合同、会议记录、产品手册、客户资料、设计文档、推广文案、竞争对手资料、项目文档、经验心得等。

这些文档可能是过程性质的，也可能是公司正式发布的文档，可能处在编写阶段，也可能是已经归档不能再修改的。

文档的状态包括草稿、正式、锁定、作废、归档、删除等。

文档管理就是指这些文档、电子表格、图形和影象扫描文档的存储、分类和检索。文档管理的关键问题就是解决文档的存储、文档的安全管理、文档的查找、文档的在线查看、文档的协作编写及发布控制等问题。

文档管理在法律事务所、保险公司、政府财政部门、广告代理公司和其它具有大量书面文件或影象操作活动的商业领域中发挥着重要作用。

随着信息化进程，文档管理越来越受到企业的重视，但是企业在进行文档管理的过程中，经常会碰到以下的问题：

海量文档存储，管理困难；

查找缓慢，效率低下；

文档版本管理混乱；

文档安全缺乏保障；

文档无法有效协作共享；

知识管理举步维艰等。

所以文档管理逐渐成为国内外业界研究的热点。

系统元素

在组织中可以创建哪些类型的文档和其他内容。

对于每种类型的文档使用哪些模板。

对于每种类型的文档提供哪些元数据。

何处。

在文档生命周期的每个阶段如何控制对于文档的访问。

当团队成员一起致力于文档创建、审核、批准、发布或处置时，如何在组织内移动文档。

要将哪些策略应用于文档，以便审计与文档相关的操作，以适当方式保留或处置文档，以及保护对组织比较重要的内容。

当文档在其生命周期中从一个阶段过渡到另一个阶段时，如何转换文档。

如何将文档视为企业记录，在这种情况下，必须根据法律要求和公司准则保留文档。

主要步骤

确定文档管理角色确保您的计划中包含组织的重要项目负责人的反馈意见，您具有适当的团队来实现解决方案，并且您知道谁将参与文档管理过程。致得E6协同文档管理系统有关创建文档管理规划团队的详细信息，请参阅确定文档管理参与者和项目负责人。

分析文档用途在确定使用文档的人员后，确定他们使用的文档类型以及使用方式。有关详细信息，请参阅分析文档用途。

规划文档的组织结构您可以将文档放在库、团队网站和门户网站中。Office SharePoint Server 2007 提供了一系列文档组织和存储功能，从专门的网站（如记录库）到自由格式文档库（用于特殊文档创建和协作）。在一个库中，您可以进一步将内容划分到文件夹和子文件夹中。有关详细信息，请参阅规划文档库。

规划如何在各位置之间移动内容 在文档生命周期的不同阶段中，可能需要将文档从一个网站或库移动到另一个网站或库。例如，发布过程可能包括将文档从暂存网站移动到公共 Internet 网站。如果在网站之间移动内容时需要将内容从一种格式转换为另一种格式，则您还需要规划内容转换。有关详细信息，请参阅主题规划文档库中的“规划内容的流动”。

、文档模板、策略和工作流程。这是帮助您在整个组织中组织文档和实施一致性所必不可少的步骤。

规划内容控制您可以为每种内容类型和存储位置规划适当的控制级别。例如，对于文档库，您可以计划要求签入和签出以及使用信息权限管理来防止未授权分发文档。有关详细信息，请参阅规划版本控制、内容审批和签出。

规划工作流通过为组织规划工作流，当每个参与者在文档的生命周期中进行协作时，您可以控制和跟踪文档在团队成员之间移动的方式。

规划策略对于每种内容类型，应规划信息管理策略，以保证文档获得适当的审计、保留，或者根据组织的机构要求和法律要求处理文档。

主要类型

重要文档

单击“系统菜单”中“文档管理”，进入文档管理界面。

1、合同文档

1）进入合同文档界面

点击“合同文档”进入合同文档界面。

2）填写、发布合同

在“标题”栏中输入发布合同信息的主要标题内容。单击下方“内容”框，输入所要发布的与主标题相关的信息内容，按回车，点击“保存”即可。系统除了发送文本信息以外，还可以发送HTML页面信息，发送页面信息时只要选中“使用HTML语法”选项框即可。

3）查看合同文档

点击所要查看合同的标题即可进入、浏览合同文档信息。

如果显示超过一页，单击“上页”、“下页”可以翻页，在页码框中输入页号后，按回车键或者点击“转”按钮，即可直接进入该页查看。

在“搜索”栏中输入合同的标题的特征值，单击“搜索”，屏幕显示含有这些特征值的合同信息。

4）评论

容框中输入所要评论的内容，单击“保存”即可。

5）删除合同信息

找到所要删除的合同信息的标题内容，单击标题行后面的蓝色“X”即可删除该合同。

2、人事档案

1）进入人事档案界面

点击“人事文档”进入人事档案界面。

2）填写、发布人事信息

在“标题”栏中输入发布人事信息的标题内容。单击下方“内容”框，输入所要发布的与主标题相关的信息内容，按回车，点击“保存”即可。系统除了发送文本信息以外，还可以发送HTML页面信息，发送页面信息时只要选中“使用HTML语法”选项框即可。

3）查看人事档案

点击所要查看人事信息的标题即可进入、浏览人事档案信息。

如果显示超过一页，单击“上页”、“下页”可以翻页，在页码框中输入页号后，按回车键或者点击“转”按钮，即可直接进入该页查看。

在“搜索”栏中输入人事的标题的特征值，单击“搜索”，屏幕显示含有这些特征值的人事信息。

4）评论

如要对某些人事情况进行评论，可直接点击该人事标题进入，在发布的内容框中输入所要评论的内容，单击“保存”即可。

5）删除人事信息

找到所要删除的人事信息的标题内容，单击标题行后面的蓝色“X”即可删除该人事信息。

3、固定资产档案

1）进入固定资产档案界面

点击“固定资产档案”进入固定资产档案界面。

2）填写、发布固定资产信息

在“标题”栏中输入发布固定资产信息的主要标题内容。单击下方“内容”框，输入所要发布的与主标题相关的信息内容，按回车，点击“保存”即可。系统除了发送文本信息以外，还可以发送HTML页面信息，发送页面信息时只要选中“使用HTML语法”选项框即可。

3）查看固定资产档案

点击所要查看固定资产信息的标题即可进入、浏览固定资产档案信息。

如果显示超过一页，单击“上页”、“下页”可以翻页，在页码框中输入页号后，按回车键或者点击“转”按钮，即可直接进入该页查看。

在“搜索”栏中输入固定资产信息的标题的特征值，单击“搜索”，屏幕显示含有这些特征值的固定资产信息。

4）评论

如要对某些固定资产信息进行评论，直接点击该固定资产信息标题进入，在发布的内容框中输入所要评论的内容，单击“保存”即可。

5）删除固定资产信息

找到所要删除的固定资产信息的标题内容，单击标题行后面的蓝色“X”即可删除该固定资产信息。

分类文档

单击“系统菜单”中“文档管理”，进入文档管理界面。

1、添加分类

在“添加分类”的名称栏中输入分类的名称，附言栏中可输入一些相关的附言信息，点击“新建”按钮即可。

2、选择分类文档

可以建立多个不同的分类文档，根据需要直接选择分类文档中具体文档进行发布、评论等。分类文档的使用方法与重要文档的使用相类似。

管理特点

容易查阅。

权限管理--依据层次结构文档的管理人权限体系。通过文档目录和文档种类管理人，使得文档的保密，权限查阅等需求得到了满足。

文档发布--文档内部发布，使得文档发布到内部的文档查阅界面。

导入导出--文档导入导出，指通过选择指定的文档将其从系统中导出，从对应文件中将其内容恢复到系统转化为文档。这使得文档可以存储为特定结构的文件用于备份或资源共享，为文档备份、文档迁移、资料共享等提供了很好的途径。

文档附件--文档附件改变了文档仅记录文字信息的属性，扩展为通过文档可以附加存储文件、影音资料等。